Multitasking: Cuando hacer todo a la vez es hacer menos

Te levantas y ya estas escuchando los audios del grupo de WhatsApp, el vídeo tan divertido que te manda tu prima, las noticias… Inputs de información que suenan mientras eliges lo que te vas a poner, preparas el desayuno… te acompañan hasta en el baño, mientras te cepillas los dientes. No importa si es en el móvil o en la TV, porque los dispositivos para ahorrar tiempo abundan por tu casa. También están esos ligeros auriculares que te permiten escuchar ese debate tan interesante del ese Podcast que te gusta, mientras corres, mientras que te desplazas al trabajo, mientras haces la compra en el supermercado… y que decir de ese escritorio lleno hasta arriba de papeles que tienes que mirar en algún momento. O ese móvil con miles de aplicaciones que no necesitas y ese ordenador con montones de pestañas y programas abiertos al mismo tiempo.

La multitarea responde a nuestra necesidad de ser productivos. Acostumbramos a usarla en nuestro ocio, donde hemos aceptado que es compatible mirar al móvil mientras nos enteramos de una película. Y, por supuesto, en el trabajo, donde las triquiñuelas para ahorrar tiempo son siempre bienvenidas: contestar un mail mientras estamos en una videoconferencia, escuchar un vídeo mientras hacemos la contabilidad, movernos por las numerosas pestañas abiertas del navegador… pero ¿realmente estamos ahorrando tiempo?

La mentira del multitasking

La multitarea consiste en ahorrar tiempo haciendo varias cosas a la vez. Y se nutre de nuestra obsesión con arañar minutos a las valiosas 24 horas que tiene cada día. Por esa razón se ha hecho tan común; la mayoría de gente lo hace y piensa que es algo positivo. Tanto es así que miles de páginas webs enseñan como hacerlo mejor y muchas empresas incluyen el dominio multitasking entre los requisitos de acceso a un puesto.

Desafortunadamente, estas empresas lo han entendido todo al revés. Porque la multitarea en realidad es una forma eficaz de hacer menos cosas.

Si tiene tanta fama es por culpa de una productividad malentendida, donde la obsesión por ahorrar tiempo pasa por alto los resultados reales. Pero la realidad es que cuando tratas de hacer dos o más cosas a la vez, no terminas haciendo bien ninguna de las dos.

Por eso, cuando hablamos de resultados, el multitasking siempre nos falla. No es eficiente. Encima, el ruido continuo y la división de tu atención solo puede provocar estrés y cansancio… ¿en qué momento hemos aceptado la idea de que hacer una sola cosa a la vez es desperdiciar el tiempo?

Los límites de nuestra cabeza

Imagina que estás en una reunión en la que aprovechas para practicar la multitarea respondiendo a unos emails. Al finalizarla encuentras tres resultados:

– Una reunión en la que te has perdido gran parte de la información, que olvidarás más fácilmente, y en la que tu presencia no ha aportado nada más que interrupciones.

– Un pobre lector que tiene que recibir un correo confuso que ni siquiera responde a lo que pedía.

– Una mente caótica (la tuya) que te trae estrés y cansancio.

La razón está en que la multitarea no solo no tiene beneficios, sino que además provoca una pérdida de capacidad de atención, de velocidad de ejecución y de retención en la memoria. 

Es por ello que todo lo que a hayas aprendido en una conferencia de Youtube que pones de fondo mientras haces otra cosa se habrá esfumado en poco tiempo como si jamás la hubieras visto. Y si lo haces a menudo, perderás tu capacidad de atención y concentración de un modo más permanente.

Todo esto se debe a las limitaciones de nuestro sistema de procesamiento de la información. La teoría de la multitarea se basa en que procesamos las diferentes tareas en paralelo. Como si pudiéramos dividir nuestra atención en dos cosas a la vez.

Pero tu atención funciona como una simple linterna que no puede dividir su luz ni apuntar a dos lugares diferentes al mismo tiempo. Esto es lo que ocurre con nuestro foco, nuestra mente no está capacitada para procesar información en paralelo. Entonces, ¿qué hacemos cuando tratamos de hacer dos cosas al mismo tiempo?

El efecto de la atención dividida

Como nuestra atención solo puede dirigirse hacia una de las dos tareas, lo que hacemos es ir de una tarea a otra continuamente. Pero cada cambio no es instantáneo, conlleva un tiempo de reorientación adicional. Por tanto, no es fácil recuperar el punto en el que estabas al cambiar de tarea, con estos cambios pierdes información y nunca consigues estar el tiempo suficiente para llegar al estado de concentración óptimo.

A todo esto, tenemos que sumar el efecto del residuo atencional: Esa parte de tu atención que permanece estancada cuando haces un cambio de una tarea a otra. Según una investigación, cuando pasas de una tarea A a una tarea B, un residuo de tu atención sigue pensando en la A (incluso cuando la has terminado). 

Imagina que estas concentrando escribiendo un artículo y alguien te interrumpe para tratar un problema. Puedes ser una interrupción breve pero cuando vuelvas a tratar de concentrarte quedará un residuo atencional, haciendo que te lleve unos minutos recuperar el hilo. Un estudio de Microsoft estimó que se perdían hasta 15 minutos por interrupción. Ese era el tiempo medio necesario para que los trabajadores se reorientaran y volvieran al estado de concentración en el que estaban antes de la interrupción.

Y si esto ocurre con una simple interrupción, ya puedes imaginarte la perdida de tiempo que provoca un cambio continuo de una tarea a otra. Al final del día, si sumamos el tiempo que nos lleva reorientarnos, nos encontramos con que tardamos en hacer las dos tareas «simultaneas» hasta el doble del tiempo que hubiéramos tardado en hacerlas de una en una (dependiendo de la complejidad de las tareas).

Cuando hacer multitasking no está mal del todo…

¿Qué pasa con las tareas que son sencillas?

Imagina que estas cocinando y estás haciendo una receta sencilla que has hecho en múltiples ocasiones. En ese caso, podrías escuchar un audiolibro y el tiempo empleado en la cocina apenas cambiaría.

Por tanto, podemos hacer algo de multitarea, siempre y cuando se den dos factores:

1º. Que la tarea sea sencilla. En este caso que solo estés cocinando una receta y no conlleve hacer muchos procesos a la vez.

2º. Que tengas un gran dominio de la tarea. Lo suficiente para poderla hacer de una forma automática. Que no se trate de una receta que vas a cocinar por primera vez.

En cuanto entre en la ecuación cualquier tarea nueva o una que requiera de algo de más atención, no funcionará.

Prueba el monotasking

Cuando lo que vas a hacer tiene que ver con aprender algo nuevo, terminar lo que te has propuesto hacer hoy, trabajar o cualquier otra tarea que requiera de tu concentración, solo haciendo una única tarea durante un tiempo prolongado puedes evitar la perdida de energía y tiempo.

Además, un estudio también descubrió que las personas que realizan más multitarea son más lentas cambiando de una tarea a otra que las que tienen interrupciones ocasionales. Lo que significa que lejos de mejorar en ello entrenando, solo empeoramos. La exposición continua al multitasking termina deteriorando nuestra capacidad para concentrarnos en cualquier cosa.

Ya que no disponemos de un multi-foco, tenemos que asumir que no estamos preparados para la multitarea por muy tentadora que sea.

Puedes eliminar la tentación cerrando los programas que no sean esenciales para lo que estés haciendo, teniendo tu lugar de trabajo libre de distracciones, desactivando notificaciones, alejando tu teléfono, usando una técnica para concentrarte como la de Pomodoro, tratando de experimentar los beneficios de estar presente incluso en las tareas más automáticas…

La regla es no cambiar de tarea hasta que la termines. Hacer las cosas de una a una no solo aumentará tu eficacia sino también tu disfrute. Pruébalo y pronto verás como te sientes una persona más productiva, aprendes más, lo que haces tiene más calidad, y en realidad, te empieza a sobrar el tiempo.

Francisco V. Hernández Ramírez
@franvhdez

Foto de portada: Vector de Personas creado por pikisuperstar – www.freepik.es

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