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Liderazgo a distancia: Claves para el desafío del líder virtual

El covid-19 ha dado el empujón que faltaba al teletrabajo. Una rueda que gira cada vez más rápido, sin embargo, este aceleramiento no llega en el mejor momento: La ausencia del contacto humano, también fuera del ámbito laboral, agudiza la sensación de soledad haciendo que este cambio se viva como un verdadero drama. El lugar donde te sentabas, la compañía de al lado, el trayecto que hacías hacia la oficina y hasta la ropa que te ponías… todos estos elementos son candidatos a la añoranza.

Los trabajadores se transforman en entes virtuales, al igual que sus jefes… las teorías para el liderazgo tan reinventadas en las últimas décadas se enfrentan a cambios que las dejan obsoletas. El líder a distancia va a necesitar mucho más que una aplicación como Zoom y unos cuantos mails para sacar jugo a las bondades del teletrabajo y más en estos tiempos.

Unos beneficios que también traen adversidades

La eliminación de la distancia trae beneficios: reducción de costes de alquiler, poder emprender con una mínima infraestructura, eliminación de tiempos de desplazamiento, un mayor acceso al talento de otros lugares, mayor libertad, mayor conciliación familiar… Estas son muchas de las razones por las que un creciente número de personas ya teletrabajaba antes del covid-19.

Sin embargo, el teletrabajo también tiene sus contras, producidos principalmente por los hábitos heredados del paradigma anterior y por lo nuevos recursos que hay que aprender. Uno de los más peligrosos: la baja motivación.

Un equipo motivado es un equipo comprometido. Algo que se nota en el rendimiento. La falta de la socialización que nos brindaba una oficina, mayor ahora cuando tenemos que confinarnos y vemos nuestros contactos reducidos en nuestro tiempo personal, la menor comunicación por la falta de accesibilidad a los demás miembros del equipo y la sensación de soledad al no salir de cuatro paredes y ver el mundo en movimiento son algunos de los factores que explican resultados como los obtenidos en los estudios de Lindsay Mc Gregor y Neel Doshi (Harvard Business School), en los que demuestran que trabajar desde casa es menos motivante:

¿Es más difícil tomar decisiones en la soledad de una habitación o en una mesa con varias personas? En el teletrabajo se echa de menos resolver un problema junto a un compañero.

Y otro problema relacionado con la motivación es la disminución de la visibilidad del impacto de cada trabajador sobre compañeros o clientes, lo que genera una falta de propósito.

Finalmente, también se complica la mejora y el aprendizaje dentro del equipo, cuando las personas no tienen acceso al trabajo de sus compañeros es difícil que los que tienen más experiencia o estén especializados enseñen al resto. El potencial del equipo cae por los suelos.

Es aquí donde la figura del líder a distancia emerge, teniendo que guiar el desafío de adaptarnos a este nuevo entorno. Porque lo que no funciona es hacer como que todo sigue igual.

Un cambio organizativo que supere las distancias

Este tiempo requiere un cambio de perspectiva, nos encontramos en un nuevo escenario y la organización a distancia es más delicada. Por eso, como líder:

– Crea un plan concreto en el que puedas medir resultados y compararlos con tus expectativas. Si antes los planes imprecisos y las situaciones críticas se podían sacar adelante por la propia inercia del grupo, ahora, con el aislamiento de cada miembro, resulta difícil que se den esas mismas dinámicas. Un plan claro va a ser la guía para todos.

– Haz una buena distribución del trabajo. Antes el compañero sacaba del entuerto al de al lado. La menor accesibilidad entre compañeros hace que el líder tenga que elegir mejor como distribuye las tareas, asegurándose de que cada una sea realizada por la persona que más la conoce. O que se enseña adecuadamente a quién se va a encargar de ella. Especialización al poder.

– Conoce la tecnología. No todas las aplicaciones sirven para todos los equipos ni para todas las empresas. Pregúntate qué necesidades particulares necesita el equipo y que herramientas específicas son las que mejor se adaptan a él: videoconferencia, chats de grupo, aplicaciones de planificación compartida, recursos para agendar y anotar, almacenamiento de información…  Elige solo lo que necesites y asegúrate de que todo el mundo aprenda como usarlas.

Una comunicación virtual, clara e inteligente

Muchas claves del liderazgo tradicional se basaban en el contacto directo y visual. El teletrabajo puede diluir el sentimiento de equipo y, por eso, hay que fortalecerlo con una buena comunicación, libre de ruido y basada en la confianza.

– Define objetivos de forma clara. La casa no es tan estimulante profesionalmente como una oficina. Cada integrante del equipo debe saber lo que se espera que el haga con su tiempo… de otra forma se perderá en la flexibilidad del hogar y sus tareas personales. Además, el líder debe pensar antes de comunicarse, para que la información que ofrece sea fácilmente comprensible y no sea necesario repetirla.

– Aplica una transparencia radical. Con menos factores motivadores, la transparencia cobra aún más importancia. Todos forman parte del mismo barco y ese compromiso solo puede establecerse desde una comunicación sincera, tanto para lo bueno como para lo malo. La sinceridad es el pegamento del equipo a distancia.

– Mantén una comunicación periódica. La falta de información solo agrava el sentimiento de soledad. Un buen líder debe ser capaz de recordar el sentimiento de que somos un grupo.

– Sobre-comunica solo lo que es esencial y elimina el ruido. Cuando los miembros del grupo reciben un exceso de información e incluso reciben información que no necesitan porque es para otros, empiezan a dejar escuchar. Además, la sobreinformación propicia la falta de concentración.

– Celebra los logros y comparte el impacto que tiene el trabajo de cada uno sobre la vida de los clientes. El teletrabajo pone más barreras entre los procesos, es más difícil ver los frutos del trabajo y como incide en los demás. Cuando alguien hable de lo contento que está con lo que hacéis, asegúrate de hacérselo saber a los integrantes del equipo.

Un líder más accesible

Ese descanso para un café era el momento ideal para hacer preguntas del tipo: ¿cómo lo llevas? ¿cómo te está afectando esta situación? Un café que dejaba margen para escuchar y también para hablar de forma segura. Sin este tipo de momentos en los que conectar ni el trabajador se siente arropado ni el líder conoce como esta su equipo.

– Crea espacios seguros. Al menos una vez a la semana, busca un hueco en el que comunicarte con los miembros del equipo sin que sea para hablar sobre el plan, las tareas… Un espacio dónde puedan ser escuchados. Procura hacer preguntas abiertas que permitan que se expresen. El principal reto del líder a distancia es reconocer el estado emocional de sus colaboradores sin tenerles cara a cara.

– Conviértete en un líder más negociador que autoritario.Para poder brindar mayor autonomía a los colaboradores en equilibrio con lo acordado y facilitar su conciliación personal-laboral.

La experimentación debe abrirse paso

La situación se presta a experimentar nuevas formas de trabajar y no tenemos que dejar al colaborador fuera de este proceso de diseño de nuevas metodologías. Al fin y al cabo, todos vamos a experimentar el trabajo en un nuevo espacio y con otro tipo de recursos.

– Asegúrate de que una parte importante de sus horas de trabajo semanales sean para la experimentación, es decir, que en lugar de realizar las tareas rutinarias que ya conocen, experimenten con nuevas formas de solucionar un problema, sin un plan prefijado, y que puedan mostrar sus resultados al resto del equipo. Puedes empezar la reunión semanal preguntando: ¿en qué áreas deberíamos experimentar para mejorar esta semana? para después concretar qué se probará y quién lo hará. Al final de la semana cada miembro compartirá resultados y reflexiones al respecto. El impulso a la experimentación es uno de los factores que más inciden en la motivación del equipo según el estudio antes mencionado.

– Un trabajo lleno de procesos, normas y límites estrictos es un trabajo aburrido. Ofrece a las personas un mayor grado de autonomía con el que puedan diseñar su propia forma de trabajar asumiendo al mismo tiempo que serán evaluados por los resultados que esperas de ellos. Si los límites son estrictos la desmotivación aparecerá; dejarán de resolver problemas y harán el mínimo.

Francisco V. Hernández Ramírez
@franvhdez

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