¿Cuál es el horario perfecto para tu trabajo?

Dicen que «nunca llueve al gusto de todos». Pocas cosas hay que hagan más honor al refrán que el horario laboral. Un concepto que siempre es motivo de quejas y disgustos. Hay quien prefiere dejar las mañanas libres, quién dice concentrarse mejor al abrigo de la noche, quien desea tener un descanso más largo para comer y también quien se mantiene abierto hasta última hora de la tarde por si aparece ese cliente que siempre llega a mitad del cierre.

La irrupción del teletrabajo ha significado mil posibilidades para adaptar este horario. Uno de los principales beneficios que ha traído es el de invertir menos tiempo en esos paréntesis que hay entre el ocio y la vida laboral: el tiempo dedicado a la movilidad. Pero los nuevos ajustes también han traído caos, fallos de autogestión y desorden a la hora de conciliar las dimensiones personales y laborales de cada uno.

Parece que estamos en la recta final y podemos ver cada vez más cerca una vuelta a algo más parecido a la situación pre-pandémica. Con ello, aparece la opción de volver a las fórmulas clásicas, las que parecen haber funcionado hasta ahora, pero ¿queremos volver exactamente a lo de antes? ¿quieres volver a tu horario laboral de siempre?

Opciones para todos los gustos

Se avecina un punto de reinicio en el que vamos a recuperar muchas cosas. Pero no vamos a volver a lo de antes; por mucho que se parezca, no vamos a ser los mismos. Vamos con nuevas lecciones aprendidas y no tendría sentido volver a la misma situación. Tenemos una nueva oportunidad de presentarnos a la sociedad y debemos aprovecharla. Y lo podemos hacer utilizando un nuevo horario laboral para marcar un punto y aparte.

A pesar de que en ciertos sectores las fórmulas tradicionales funcionan, es momento de revisar que es lo que nos conviene, porque hay opciones para todos los gustos:

El horario partido tradicional garantiza un tiempo más prolongado de atención al cliente, pero también genera que todo el mundo sea menos productivo, especialmente durante la tarde.

Sin embargo, el horario intensivo genera mayor productividad y satisfacción en los trabajadores, además de reducir costes de energía. Pero en algunos sectores significa ir contra el mercado.

Por otra parte, establecer un horario flexible puede resultar caótico especialmente cuando se trata de sincronizar a un grupo completo, pero también permite un clima laboral más sano y una mayor conciliación con la vida familiar de cada uno.

Últimamente algunas empresas están adoptando la semana laboral de cuatro días. Trabajar menos días de forma más intensiva comprimiendo la semana puede hacer que el equipo sea más feliz y productivo. Pero puede repercutir en una peor atención al cliente.

Los horarios basados en las bolsas de hora propician un ambiente motivante pero también pueden desembocar en trabajo con pocos resultados si no se acompaña de objetivos claros.

Como puedes ver, hay muchas formas de ordenar el tiempo en que trabajamos. Encontrar la perfecta para cada proyecto no es fácil, pero peor es haber elegido una sin conocer sus pros, sus contras y sus alternativas.

Claves fundamentales para construir el horario perfecto

Puedes ser auto empleado o trabajar por cuenta ajena. Que tus horas solo dependan de ti o que tengas que sincronizarte con tus compañeros. Que tengas la responsabilidad de elegir tu horario —e incluso el de tu equipo— o que te toque compartir tu nueva idea a tu jefe/grupo. En cualquiera de los casos tendrás varios condicionantes a la hora de diseñar el horario perfecto.

#1. La base fundamental: La responsabilidad

La responsabilidad personal es lo que sostiene que todo funcione, también cuando trabajas solo: de nada sirve que eches más o menos horas si no cumples contigo mismo. Pero es especialmente importante cuando se trabaja en equipo; a mayor nivel de responsabilidad personal, más variable podrá ser el horario. 

El teletrabajo, la jornada flexible, la semana comprimida y las bolsas de horas no se llevan bien con equipos en los que no se ha conseguido fomentar esa responsabilidad individual. Un elemento que no se instaura de un día para otro; hay que provocar mayor participación de todos los miembros, establecer metas claras, reconocer los aciertos de cada uno, permitir que cada uno pueda elegir como resolver sus problemas, dar margen y confianza para solventar los errores, soltar poco a poco el exceso de control, dar ejemplo, establecer un clima de aprendizaje… Todo un proceso.

#2. El campo de juego: tu espacio

El espacio va a delimitar la flexibilidad con la que puedes variar tu horario; ¿tienes que abrir al público? ¿trabajas en una oficina privada? ¿puedes realizar tu jornada desde cualquier lugar?

La pandemia ha hecho que muchas empresas vean grandes reducciones de costes gracias a teletrabajo. Están más abiertas a las posibilidades de que el horario se divida en días en los que se pueda trabajar desde casa y días en los que se vaya a la oficina. Con este tipo de división no solo se reducen costes energéticos, también hay una mayor motivación y se puede organizar y delimitar el trabajo mejor: en función del tiempo en la oficina vs el tiempo online. Por ejemplo, dejando las reuniones y la mayor parte de las interacciones entre colaboradores para los días en la oficina y el trabajo ya establecido con objetivos y con más margen para la auto organización individual para el trabajo a distancia. Este tipo de estrategia mixta amenaza con eliminar las reuniones que no sirven para nada y la perdida de tiempo. Porque cuando cada cosa tiene un espacio delimitado tiene que terminarse sí o sí.

Por otra parte, es fundamental que el trabajo tenga su propio lugar físico para que el horario laboral este limitado dentro de él. Algo esencial cuando se trabaja desde casa que nadie que pueda teletrabajar debería obviar.

#3. La dirección: tu cliente

Especialmente cuando trabajas desde un lugar físico, establecer el horario de apertura y de cierre­ —así como las pausas— es como jugar al tenis. Lanzas una idea y los clientes te devuelven otra. Si te encuentras con que tu público se presenta fuera del horario o que a muchas horas a las que estas abierto tienes el establecimiento vacío, es hora de jugar con las horas.

Puede que te convenga retrasar la apertura y el cierre. O que si abres antes aproveches otro tipo de público de primera hora. O que si tus últimas horas son desoladoras convenga cerrar y marchar a casa, ganando satisfacción personal y ahorro de costes innecesarios. Lo cierto es que nadie se comporta igual todos los días de la semana, así que también conviene adaptar esas diferencias entre unos días y otros, siempre que sea posible.

Pero esto también ocurre también con el trabajo que no es presencial, ¿a qué hora recibes más mails o mensajes? ¿en qué horario tu cliente puede acceder a tu servicio más fácilmente? ¿cuándo está tu público más receptivo? ¿cuándo eres más necesario para el resto de tu equipo? Como en el tenis, hay que aplicar observación, prueba y error para mejorar la fórmula. La clave es identificar al cliente para que no eches horas de más. Encontrar un equilibrio en el que tu público tenga las máximas oportunidades para acceder a tu producto/servicio y tú puedas trabajar en las horas más productivas, sin estar abierto indefinidamente.

Recuerda que un cambio de horarios bien comunicado también puede conseguir que sea el propio cliente el que, con un poco de tiempo, se adapte a tu horario. La comunicación clara y sencilla del horario es esencial —y no solo debe aparecer en un papel colgado en la puerta de tu empresa—.

#4. El motor: tú y tu equipo

Es difícil diseñar una jornada laboral que sea motivante y satisfactoria para todas las personas. Pero merece la pena, de nada sirve tener un equipo que llega a trabajar y se conforma con hacer acto de presencia, que está quemado porque siente que no tiene tiempo libre y que cuenta las horas para que llegue el final del día. Hay estudios que demuestran que dejar atrás la fórmula del horario intensivo tradicional reduce notablemente el absentismo.

Por supuesto, antes de innovar hay que tener en cuenta al propio equipo. Como veíamos anteriormente, medir la responsabilidad individual da cada persona es fundamental para decantarse por un tipo de horario u otro. El puesto de cada uno también importa, ya que hay puestos que requieren mayor disponibilidad que otros. Y la fórmula mixta de teletrabajo/espacio físico ayuda a la conciliación laboral (otra variable que hay que tratar de conseguir). Como lo hace también el tratar de seleccionar personal que viva dentro de los límites geográficos de la oficina cuando el puesto requiere una mayor presencia física. También hay que saber elegir individuos muy especializados si hay una división clara de funciones o muy polivalentes si lo que quieres es cubrir un horario completo con distintas personas.

Recuerda que de poco sirven las fórmulas mágicas si no van contigo o con tu gente. En el caso de trabajar para ti mismo/a y para tu propio proyecto puede que no tengas un equipo que tener en cuenta, al menos por el momento. Pero te tienes que tener en cuenta a ti, conocerte, descubrir en que momentos eres más eficientes y diseñar la forma sana en la que tu vida rueda de forma equilibrada.

#5. La única brújula: Tu experiencia

Lo que funciona a uno, no funciona a otro. Cada sector tiene características propias. Y no todo tipo de trabajo permite la misma flexibilidad horaria. Tampoco las personas; cada uno tenemos ritmos diferentes y rendimos mejor a unas horas u otras. Toca ponerse las pilas y experimentar; así que habla con tu equipo, toma papel y boli, apunta todas las variables (proveedores, clientes, colaboradores, tu servicio/producto) y ponte a diseñar tu nueva jornada. 

Francisco V. Hernández Ramírez
@franvhdez